Procédure d’embauche pour l’employeur

Afin de pourvoir des postes vacants au sein de l’entreprise, l’employeur procède au recrutement de salariés. Quel que soit le type de contrat choisi (CDD ou CDI), il est tenu de s’acquitter de certaines formalités obligatoires avant et après l’embauche. L’employeur doit notamment respecter des procédures pour l’embauche d’un salarié en CDD.

Le CDD ou contrat à durée déterminée est un accord de prestation de travail conclu entre l’employeur et un salarié. Il a pour objectif d’accomplir un ensemble de tâches pendant une durée bien précise et selon les cas autorisés par la loi.

Les formalités obligatoires

La préparation du recrutement

Avant d’officialiser le contrat, l’employeur doit mettre en place le processus de recrutement. Il consiste à rédiger et publier l’offre d’emploi puis de préparer et conduire les entretiens.

La rédaction d’une offre d’emploi pour faciliter le recrutement

Afin d’attirer des candidats et leur permettre de se positionner correctement, l’offre d’emploi doit contenir des informations valorisantes et objectives tout en respectant le cadre légal.

La publication de cette offre en ligne

L’offre ainsi rédigée doit être publiée pour qu’elle puisse être vue par des candidats potentiels. L’employeur dispose de plusieurs outils de diffusion dont les plus efficaces sont les services en ligne tels que celui de Pôle Emploi, les jobboards et les divers réseaux sociaux.

La préparation et la conduite des entretiens d’embauche

La préparation de l’entretien consiste à définir au préalable les contours du poste à pourvoir et le profil du candidat susceptible d’y répondre. Il s’agira ensuite d’établir un ensemble de questions à poser aux candidats et de préparer les outils de travail à utiliser si nécessaire. Durant l’entretien d’embauche, le responsable du recrutement peut se faire une première impression du candidat. Il peut aussi adapter le questionnaire pour mieux appréhender le profil du candidat. Les profils ainsi obtenus feront ensuite l’objet d’une analyse pour identifier le profil idéal pour le poste à pouvoir.

La DPAE ou la Déclaration Préalable à l’embauche

Il s’agit de l’ancienne DUE (Déclaration Unique ‘Embauche) que la DPAE a remplacé depuis le 01^er août 2011 selon le décret n°2011-681 du 16 juin 2011.

Elle doit être adressée à l’Urssaf ou la MSA pour enregistrement au plus tôt 8 jours précédant l’embauche de la personne et au plus tard le jour de la prise de fonction effective du salarié. Ces entités disposent de 5 jours après la réception de la DPAE pour statuer. Au bout de ce délai, elles adressent à l’employeur un récépissé qui accuse réception de la DPAE contenant les informations enregistrées.

L’employeur doit ensuite remettre au salarié une copie de la DPAE ou celle de l’accusé de réception. Si l’organisme à qui l’employeur a envoyé la déclaration est mentionné dans le contrat de travail écrit du salarié, l’employeur est alors considéré avoir satisfait cette obligation.

Dans le cadre d’une convention de stage, l’employeur n’est pas tenu d’effectuer une DPAE pour le stagiaire. En effet, il n’est pas considéré comme un salarié de l’entreprise.

Toutefois, l’employeur qui omet de faire une DPAE pour toute embauche commet une infraction de travail dissimulé. Il est alors soumis au paiement d’une amende de 1 062€ par salarié concerné.

L’inscription au registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est un registre que tout employeur doit détenir sauf s’il est un particulier employeur. L’inscription dans ce registre est obligatoire pour les salariés embauchés en CDD quelles que soient la durée du contrat et la taille de l’entreprise.  Pouvant être tenu sur un support numérique, il contient de manière indélébile les embauches inscrites par ordre chronologique. Ainsi, l’employeur inscrit dans le registre les informations suivantes sur chaque salarié embauché :

• La mention « Contrat à Durée Déterminée »
• L’identité du salarié : nom et prénom, sexe, date de naissance, nationalité
• Le parcours : qualifications retenues, emplois, date d’entrée dans l’entreprise et éventuellement la date de sortie
• S’il s’agit de travailleurs étrangers, il est nécessaire de vérifier le type et le numéro d’ordre du titre l’autorisant à travailler
• Si l’embauche concerne un salarié embauché avec des contrats successifs (en extra ou en CDD d‘usage), les dates d’entrée et de sortie pour chaque vacation ou contrat doivent être inscrites sur une nouvelle ligne du registre.

L’employeur doit conserver les informations figurant sur le registre pendant un délai de 5 ans à partir de la date de départ du salarié de l’établissement.

L’employeur qui ne détient pas un registre unique du personnel ou qui ne le met pas à jour ou qui oublie certaines mentions obligatoires est sanctionné du paiement d’une amende de 3 750€ pour chaque salarié concerné.

L’affiliation à la caisse de retraite complémentaire

Pour toute embauche de salarié, l’employeur doit l’affilier auprès des institutions de retraite complémentaire. Il peut s’adresser à une institution qui relève de l’Arrco (Association pour le Régime de Retraite Complémentaire) pour affilier tous types de salariés du secteur privé, ou de l’Agirc (Association Générale des Institutions des Retraites des Cadres) destiné à l’affiliation des salariés cadres.

La DMMO ou Déclaration des Mouvements de Mains d’œuvre

C’est une déclaration mensuelle que les entreprises de plus de 50 salariés sont tenues d’effectuer. Elle indique les contrats à durée déterminée conclus et/ou résiliés durant le mois précédent. L’employeur doit effectuer cette déclaration auprès de la DARES (Direction de l’Animation de la Recherche, des Etudes et des Statistiques) au cours des 8 premiers jours de chaque mois.

La VIP ou Visite d’Information et de Prévention

Il appartient à l’employeur d’organiser la visite d’information et de prévention (VIP) anciennement appelée « visite médicale d’embauche ». Elle permet à l’employeur d’obtenir l’état de santé des salariés embauchés en CDD afin de pouvoir les informer sur les éventuels risques liés à leurs contrats.

Le salarié doit effecteur la VIP dans les 3 mois qui suivent sa prise de fonction. Une attestation de suivi est remise à l’employeur et au salarié à l’issue de la visite.

Les salariés titulaires de la RQTH (Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé) ou d’une pension d’invalidité peuvent bénéficier d’un suivi personnalisé. De même, les salariés embauchés pour pourvoir un poste présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité bénéficient d’une surveillance individuelle renforcée. Il s’agit par exemple d’un poste dont les tâches exposent le salarié à l’amiante ou au plomb.

L’employeur qui manque à ces obligations médicales et de sécurité encourt une amende de 1500€. Il est aussi passible d’une peine d’emprisonnement de 4 mois assortie d’une amende de 3 750€ en cas de récidive.

La signature du contrat

Pour que le contrat prenne effet, il doit être signé par les 2 parties : l’employeur et le salarié. Cette signature doit être effectuée dans les 2 jours qui suivent l’embauche, sinon le contrat est par défaut considéré comme un CDI.

Sans contrat écrit, un CDD est en effet considéré comme conclu en CDI (contrat à durée indéterminée) de droit commun et en reprend les contraintes légales (période d’essai, conditions de rupture, etc..). Toutefois, cette règle ne s’applique pas dans le cas où le salarié refuse expressément de signer le contrat dans les 2 jours prévus, dans le but de le requalifier en CDI.