Un agent virtuel peut-il prendre des rendez-vous ?

Alors qu’en moyenne un manager passe plus de 10% de son temps à planifier et organiser ses rendez-vous, le développement des agents virtuels vient apporter une solution efficace en terme d’organisation. Aussi appelé assistant virtuel, chatbot ou bot conversationnel, les agents virtuels ont vu leurs taches se complexifier avec les progrès de l’intelligence artificielle et ils peuvent servir désormais à prendre des rendez-vous et organiser les plannings des personnels.

L’intérêt de l’usage d’un agent virtuel semble une évidence puisque ces robots nouvelle génération ont désormais la capacité de s’occuper de la gestion de votre planning de façon efficace. Ils sont capables d’échanger avec les clients, usagers ou prospects de votre entreprise. Vous pouvez définitivement tourner le dos aux longs échanges de mails pour prendre un rendez-vous ou régler des problèmes d’horaire.

Un chatbot peut prendre des rendez-vous et organiser un planning de différentes façons : soit au travers d’une prise de rdv simple par mail,  d’une demande de rdv par téléphone ou en mixant téléphone et mail pour fixer et confirmer un rdv. Pour chaque usage, le bot utilisé peut avoir différentes caractéristiques.

Mise en place et administration d’un agent virtuel pour prendre des rendez-vous

Les prestataires experts en création et administration de chatbots mettent à disposition des clients des solutions à intelligence artificielle qui sont de plus en plus entières. Un chatbot conversationnel capable de fixer des rendez-vous vous fera gagner un temps considérable et ceci sans que n’ayez à déployer de nombreux efforts. Cependant, ce n’est pas aussi simple que ça.

En premier, vous devez assurer au chatbot un accès vraiment fluide à vos calendriers. L’assistant virtuel doit être en mesure de se connecter à votre emploi du temps afin d’extraire les informations nécessaires et de pouvoir effectuer des enregistrements. Il doit aussi être capable d’informer les autres participants concernés par la rencontre. Pour cela, il faudra résoudre des problèmes de pare-feu ou de sécurité par exemple.

Ensuite, on doit mettre l’accent dessus, la mise à jour de votre emploi du temps et celui des autres personnes concernées doit être effective.

Enfin, effectuez une maintenance continue de votre chatbot. Pour assurer la mise à jour de vos agendas et des prises de rendez-vous, vous devez nécessairement surveiller la maintenance du programme de prise de rendez-vous de l’agent conversationnel. Il faut que cette tâche soit bien prise en compte par vos collaborateurs et/ou par le concepteur de chatbots.

Ainsi, l’assistant pourra très vite maitriser vos disponibilités et indisponibilités. Vous pourrez lui notifier vos préférences. À titre d’exemple, si vous ne voulez pas de rencontre avant ou après une certaine heure, la durée minimum de pause qu’il vous faut entre deux rendez-vous ou encore les endroits où  vous préférez avoir des rendez-vous.

Avantages des agents virtuels pour la prise de rendez-vous

Les phases initiales réalisées en quelques clics, l’administration par robot  virtuel à IA de votre emploi du temps est prête à démarrer. Dès cet instant, vous devez mettre l’adresse de votre assistant virtuel en copie de chaque message nécessitant une prise de rendez-vous. Mentionnez toujours l’adresse à vos interlocuteurs afin qu’il n’y ait point de confusion. Ajouter une phrase dans le message indiquant à l’assistant virtuel de prendre le rendez-vous est suffisant. Il prendra ainsi le relai sur les conversations.

Sans remplir votre messagerie avec tous les mails entre votre assistant IA et vos interlocuteurs, l’agent virtuel se chargera de proposer des créneaux horaires et des endroits pour la tenue des rendez-vous. Il le fera jusqu’à ce que toutes les personnes concernées par la rencontre aient donné leur accord. L’assistant virtuel intelligent utilisera un ton respectueux et avenant avec tous vos interlocuteurs sans exception.  Il est totalement incapable de se mettre en colère ou de s’impatienter. Cependant, il ne laissera jamais passer une information.

Dès qu’il s’apprêtera à fixer l’heure et le lieu du rendez-vous, l’assistant virtuel enverra une invitation à toutes les personnes concernées. Ce message contiendra toutes les données pratiques. Parallèlement, il procèdera à l’ajout du créneau horaire dans votre planning personnel et vous le notifiera.

Voulez-vous avancer, reporter ou annuler un rendez-vous dans votre emploi du temps ? Il suffit de le faire savoir à votre agent virtuel intelligent. Il se chargera de toutes les démarches nécessaires et vous informera de la nouvelle planification de votre emploi du temps dès que les créneaux horaires seront pris avec les personnes concernées. En attendant, vous pourrez lui demander à tout moment de vous faire un rapport de la réalisation des changements demandés et il le fera de façon claire et précise.

Enfin, si vous souhaitez annuler tous vos rendez-vous ou les reporter, vous devez juste en faire part à votre assistant virtuel. Il réalisera l’opération demandée dans les plus brefs délais !

Intégrer un agent virtuel pour la prise de rendez-vous : mode d’emploi

Étapes à suivre pour mettre en place un bot de prise de rdv par mail

  1. Munissez-vous d’une solution d’agent virtuel intelligent à l’aide d’un concepteur expert de chatbots.
  2. Installez l’agent virtuel en copie à chaque fois que vous échangez une personne pour prendre un rendez-vous.
  3. Dans le corps de votre message, joignez une phrase à l’assistant à intelligence artificielle comme quoi il faut prendre un rendez-vous. C’est à ce moment que vous lui laissez les rênes.
  4. Votre assistant virtuel se charge de reprendre les conversations avec la/les personnes/s que vous devez retrouver en leur proposant des horaires disponibles dans votre emploi du temps.
  5. Dès que la prise de rendez-vous est ficelée, l’assistant virtuel se chargera d’envoyer la confirmation aux personnes invitées.

Mettre en place un agent conversationnel pour la prise de rdv

  1. Munissez-vous d’une solution d’agent conversationnel intelligent chez un fournisseur spécialisé dans la conception de ce type de chatbot vocal
  2. Permettez à l’agent conversationnel d’accéder facilement à votre emploi de temps.
  3. Votre assistant virtuel échangera directement avec la personne concernée pour entériner le rendez-vous selon les créneaux horaires disponibles dans votre planning.
  4. Dès que le rendez-vous est fixé, l’agent virtuel enverra une confirmation aux personnes convoquées.

Si vous souhaitez pouvoir fixer vos rendez-vous par un agent virtuel par mail ou par conversation téléphonique, il est nécessaire d’utiliser un assistant conversationnel capable de dialoguer. Ce type de robot a aussi la capacité de gérer l’écrit.

Cependant, assurez-vous de la mise à jour continuelle de votre emploi du temps. L’intelligence artificielle d’un chatbot ne peut pas deviner les rendez-vous que vous organisez de votre côté si vous ne les notez pas dans votre agenda.

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