L’agent virtuel au service des écoles et universités

Dans un monde toujours plus connecté, les agents virtuels ont de plus en plus de succès auprès des clients ou usagers. C’est la raison pour laquelle on en trouve désormais des déclinaisons dans tous les secteurs d’activité. Même si leur usage reste encore limité dans le domaine de l’enseignement, il n’y a aucune raison que l’agent virtuel ne s’impose pas également aux écoles et universités dans la gestion des relations avec leurs candidats et étudiants.

Les applications des agents virtuels (chatbot, voicebot, agent conversationnel…) varient évidemment en fonction des secteurs d’activités mais le développement de l’intelligence artificielle a considérablement élargie leur champ d’action. Ainsi, un chatbot peut être utilisé de la délivrance de renseignement aux clients jusqu’à l’aide à l’achat en passant par les fonctions supports.

En effet, l’IA des assistants virtuels leur permet de jouer tout type de rôles :  conseiller mode, coach sportif, conseiller financier, conseiller SAV ou même spécialiste de santé… pourquoi ne pas utiliser un agent virtuel comme conseiller d’orientation pour une école ou université ?

Un agent virtuel peut servir à une école ou université à assurer l’orientation des candidats dans son offre de formation, à faciliter leurs démarches administratives ou à assurer le suivi des étudiants pendant leur cursus… En phase avec les outils numériques, l’agent virtuel peut ainsi assurer de nombreux services aux écoles et universités.

L’agent virtuel, outil d’orientation pour les candidats des écoles et universités

Trouver la bonne formation constitue une variante importante dans la construction de la vie d’un étudiant. C’est la raison pour laquelle, les étudiants sont priés de prendre le temps nécessaire pour avoir suffisamment de renseignements sur les différentes branches d’apprentissage qui existent et sur leurs débouchés. S’il est vrai que la décision leur appartient entièrement. Il est toutefois indispensable de les guider. Ainsi, ils pourront faire un choix judicieux en prenant en compte leurs buts professionnels et personnels. L’agent virtuel peut parfaitement jouer le rôle de guide grâce à une assistance interactive et individualisée.

Sur un site internet, l’agent conversationnel se chargera d’accueillir et de fournir des renseignements à l’étudiant sur les filières disponibles et les critères pour s’inscrire. Ce processus se déroule via un échange naturel qui est assez proche d’une conversation avec un être humain. Le seul rôle de l’étudiant consiste à des informations sur son cursus scolaire, ses objectifs et ses attentes pour avoir une liste complète des formations correspondantes à son profil. Les réponses fournies par le robot conversationnel donneront un aperçu détaillé des différentes matières existantes et leurs contenus, mais aussi la durée de chaque cours et les connaissances antérieures requises.

L’agent virtuel peut aussi permettre à l’université de recueillir des données sur l’étudiant. Ainsi, l’établissement les passera au peigne fin avant de lui donner une réponse. L’intérêt ici est d’avoir beaucoup d’informations sur l’étudiant afin de lui faire des propositions adaptées à ses aspirations et ses préférences. Le chatbot permet donc à l’étudiant de faire le meilleur choix et à l’université de recruter les meilleurs candidats.

L’agent virtuel simplifie les démarches administratives

L’agent virtuel peut être programmé pour effectuer les démarches de l’inscription pour l’étudiant. Voilà encore un autre rôle très important joué par le robot conversationnel au niveau des écoles et des universités. Effectivement, il s’agit d’alléger les démarches et de les rendre moins pénibles à réaliser pour l’étudiant.

Dès que sa candidature est validée, l’étudiant obtient une liste des pièces qu’il doit fournir pour compléter son inscription. Il pourra ensuite remplir tous les champs du formulaire d’inscription via un système de questions-réponses avec l’agent conversationnel. L’étudiant peut réaliser toutes ces démarches depuis sa maison par le biais d’un smartphone, d’un ordinateur ou d’une tablette.

L’agent virtuel comme assistant pédagogique d’une école ou université

Le chatbot représente indéniablement un outil précieux pour permettre aux étudiants de réussir leur parcours scolaire/universitaire. Il offre une assistance aux étudiants durant leurs formations. Des scénarios d’apprentissage peuvent être donc créés afin de proposer aux étudiants des contenus pouvant les aider à évoluer durant leurs formations. Le principal avantage du chatbot dans ce domaine est le mode de transmission de ces contenus éducatifs. Les étudiants pourront donc apprendre de manière ludique.

L’agent virtuel peut apporter des éléments de  réponses aux interrogations de l’étudiant et lui apporter ainsi une aide en cas de problèmes. Sa disponibilité permanente constitue un gros avantage pour l’étudiant, car celui-ci a l’assurance d’obtenir une assistance personnalisée à tout moment. Le chatbot fournit rapidement les réponses qui lui sont demandées sans que l’étudiant n’ait plus besoin d’attendre ses prochains cours. Une telle prestation augmente l’engagement de l’étudiant pour les cours qu’il a choisi de suivre et entraine irrémédiablement  la réduction des risques d’abandon. Grâce à une expérience intéressante et totalement simplifiée, les étudiants sont encouragés et ont donc plus envie de continuer leur apprentissage.

Par conséquent, la mise en place d’un agent virtuel pour les établissements scolaires et universitaires est donc un moyen de donner des réponses adaptées aux attitudes des étudiants. On s’assure ainsi de guider l’étudiant vers la filière qui lui correspond. Le recours aux services de l’assistant conversationnel permet aussi d’opérer un suivi de leur intensité digitale. Ainsi, l’établissement a plus de chances d’optimiser son positionnement sur leurs moyens de communication préférés, la plateforme web et les applications sur smartphone.

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