Le recrutement en alternance d’un gestionnaire de paie

Le gestionnaire de paie est le garant de la gestion administrative de la paie du personnel en se conformant au droit du travail et au droit social. Ainsi, il doit procéder à l’établissement des bulletins de paie et à la préparation et la comptabilisation de la paie compte tenu d’un ensemble de démarches administratives et techniques.

Le gestionnaire de paie se charge en outre des déclarations sociales obligatoires relatives à la rémunération des salariés et assure la gestion administrative du personnel

Les besoins des entreprises sont actuellement de plus en plus pointus, d’où le recours à la formation en alternance pour le recrutement de gestionnaires de paie. Cette option leur permet en effet de disposer de jeunes diplômés qui ont acquis une première expérience dans le domaine et qui ont bénéficié d’une formation sur mesure aux métiers de l’entreprise.

Comment le gestionnaire de paie peut-il évoluer professionnellement?

Actuellement, les fonctions du gestionnaire de paie ne se limitent plus à la simple édition des fiches de paie. Il doit en effet optimiser les charges sociales et s’occuper de la gestion administrative du personnel.

Le gestionnaire de paie peut espérer une évolution de carrière au sein des ressources humaines en devenant responsable RH ou généraliste RH. Il peut aussi opter pour une spécialisation dans la paie des expatriés s’il travaille dans une entreprise internationale.

S’il travaille au sein d’un cabinet d’expertise comptable, il peut devenir responsable de pôle.

Ainsi, le gestionnaire de paie peut accéder à plusieurs postes après une formation en alternance: responsable paie, responsable RH, généraliste RH, responsable spécialisé en paie des expatriés et responsable pôle.

Le gestionnaire de paie: un métier en tension

La majorité des entreprises employant plus d’une cinquantaine de salariés ont besoin d’un gestionnaire de paie qui se charge du traitement de la paie de leur personnel. Il y a donc de nombreux débouchés pour ce métier autant dans le secteur privé que l’administration.

De plus, comme ses fonctions se sont étendus vers l’optimisation des charges et la gestion du personnel, les candidats ont plus intérêt à avoir une double compétence, à la fois en comptabilité et la paie. D’autant plus que ces qualifications permettent d’accéder à d’autres métiers des RH plus importants.

Pourtant, le nombre d’offres proposées reste largement supérieur à celui des diplômés qui sont attirés par la profession. La cause est que le métier de gestionnaire de paie souffre d’idées reçues comme étant un métier répétitif et rigide consistant uniquement en la manipulation de chiffres.

Selon l’entreprise, le gestionnaire de paie peut être désigné sous différents noms: responsable de la rémunération, payroll manager, responsable paie et administration du personne, chargé de la paie, technicien de paie ou encore gestionnaire de la rémunération.

Le travail du gestionnaire de paie

Principales missions du gestionnaire de paie

Premièrement, le gestionnaire de paie doit établir des bulletins de salaires. Il doit aussi effectuer le calcul, le remplissage et la gestion des déclarations sociales comme les cotisations patronales et salariales, les caisses de retraites, l’URSSAF…. Il doit aussi faire appliquer les réglementations en vigueur concernant la rémunération et la gestion du personnel.

Enfin, le gestionnaire de paie est chargé de renseigner les salariés sur leurs demandes sur les éléments du bulletin de salaire. Il doit également fournir les renseignements sur le suivi et la gestion des salaires à la direction en établissant des tableaux de bord périodiques.

Les attributions du gestionnaire de paie

Dans toutes les structures où il est amené à travailler, le gestionnaire de paie doit effectuer les tâches suivantes:

– Établissement des bulletins de salaire

  • Collecter les éléments variables de la rémunération comme les congés ou les arrêts maladie
  • Mettre à jour les informations relatives aux remboursements et prélèvements sur les salaires
  • vérifier et compter chacun des éléments avant la saisie du bulletin de paie sur le logiciel
  • Imputer les charges du personnel dans la comptabilité
  • Analyser la paie établie en réalisant des tableaux de bord concernant le suivi et la gestion des rémunérations

– Gérer les charges sociales

  • Établir les déclarations sociales et la déclaration automatisée des données sociales unifiée
  • Traiter, contrôler, et suivre les cotisations périodiques
  • Gérer les relations avec les organismes sociaux
  • Assurer la gestion administrative du personnel
  • Gérer les entrées et sorties des salariés en s’occupant de la saisie des contrats de travail, en établissant les déclarations concernées, intégrant la paie et appliquant les différentes procédures.
  • Effectuer une veille concernant la législation du travail, les décisions de la cour de cassation ou de la cour de justice prudhommale, les conventions collectives
  • Répondre aux questionnements des salariés concernant la paie, les charges sociales et les congés.

Les diplômes requis pour devenir gestionnaire de paie

Pour devenir gestionnaire de paie, le niveau de formation requis dépend du niveau de responsabilité ou du service et contrairement aux autres métiers des RH,  cette fonction peut être tenue par les candidats titulaires d’un Bac.

Ainsi, la fonction de gestionnaire de paie est accessible dès les diplômes suivants:

  • BEP Comptabilité justifiée par une expérience professionnelle
  • Bac pro Comptabilité
  • Bac général : ES, S ou STG

Néanmoins afin de s’insérer plus facilement dans l’entreprise, les candidats doivent au moins avoir un diplôme de niveau Bac+2:

  • BTS ou DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) : se préparant en 2 ans après le bac avec option ressources humaines en 2ème année
  • BTS Comptabilité et Gestion des Organisations

Au-delà du niveau Bac+2, de nombreuses formations en alternance sont disponibles pour atteindre les niveaux licence ou master professionnel.

  • Licence professionnelle Gestion des rémunérations ou Gestion de la paie : se prépare en 3 ans après le bac
  • Autres disciplines universitaires : Licence de gestion, économie, AES, droit…
  • Master professionnel en ressources humaines

Les qualités à posséder pour devenir gestionnaire de paie

Afin de remplir toutes ses missions au mieux, le gestionnaire de paie doit posséder un bon sens relationnel et une certaine diplomatie afin d’instaurer de bonnes relations avec l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Il doit également faire preuve de neutralité et de discrétion afin de maintenir un bon climat social, avoir de l’objectivité et de l’impartialité pour ne pas favoriser certains salariés et de la rigueur dans l’organisation des activités pour respecter les délais. La fiabilité et la précision pour manipuler les chiffres, la persévérance et la patience ainsi que la ténacité et la réactivité afin de réaliser une veille de connaissances relatives au métier.

Le gestionnaire de paie doit faire preuve de résistance face au stress notamment au cours des périodes où les activités s’intensifient.

Enfin, il doit être coopératif et participer à l’amélioration des outils et procédés utilisés par le service dans la gestion de la rémunération.

Les compétences que le gestionnaire de paie doit posséder

La gestion des salaires est une responsabilité très importante que ce soit envers l’entreprise que les salariés. Ainsi, le gestionnaire de paie doit posséder les compétences suivantes:

  • règles de base liées à la gestion de la rémunération et de la gestion du personnel
  • législation sociale, règles sociales et conventions collectives applicables à l’entreprise
  • droit de la Sécurité Sociale
  • Rôle et fonctionnement des organismes sociaux et différentes institutions
  • Utilisation d’un logiciel de paie (Sage, Ciel…)
  • certains comptes du plan comptable notamment ceux liés aux charges du personnel;
  • anglais opérationnel.

Le recrutement du gestionnaire de paie par le biais de la formation en alternance

Le recrutement en externe à l’entreprise

Pour les candidats âgés de 26 ans et moins :

Avec un niveau inférieur au Bac, ils ont le choix entre les deux options suivantes:

  • contrat d’apprentissage qui permet aux entreprises ou aux cabinets de recruter et de former des candidats de plus de 16 ans
  • bac professionnel qui ouvre l’accès à plusieurs formations en alternance pour devenir gestionnaire de paie.

Avec un niveau Bac par contre, il leur est possible de signer un contrat d’apprentissage permettant de se former en alternance pour obtenir les diplômes de niveau DTS, Licence ou Master.

Les candidats de 26 ans et plus :

Cette catégorie de candidats peut prétendre au contrat de professionnalisation pour accéder à une formation professionnelle qualifiante sanctionnée par un diplôme, un titre, un CQP ou une qualification professionnelle reconnue.

Cette formation professionnelle repose sur l’alternance entre l’organisme de formation et l’entreprise. Elle peut aussi être dispensée uniquement par l’entreprise si elle dispose d’un centre de formation.

Évolution interne à l’entreprise

Pour le métier de gestionnaire de paie, les perspectives d’évolution de carrière ne signifient pas seulement atteindre un poste placé plus haut au sein de la hiérarchie. En effet, cela s’accompagne également de la complexification des tâches causées par les besoins de l’entreprise ou encore le passage de cette dernière à une notoriété plus importante.

Afin d’assurer ses nouvelles fonctions, le gestionnaire de paie doit donc avoir recours à la formation en alternance et ainsi répondre aux besoins de son entreprise.

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