Tout savoir sur le
recrutement !
Le/la secrétaire bureautique et assimilés est l’employé(e) chargé du traitement administratif de dossiers, notamment en frappant le courrier, mettant en forme les documents…. Il se charge aussi de la transmission des informations pour le compte d’un ou plusieurs services ou pour assister un responsable donné au sein de l’entreprise.
Traditionnellement occupé par les femmes, le métier de secrétaire bureautique et assimilés a évolué avec les différents outils informatiques qui facilitent sa gestion quotidienne des tâches. Mais ces évolutions exigent une actualisation des compétences, d’où le recours de plus en plus d’employeurs à la formation en alternance.
Selon l’entreprise, le secrétaire bureautique et assimilés peut avoir différentes appellations:
Les candidats de 26 ans et moins
Si les candidats ont un niveau inférieur au bac, ils peuvent prétendre au :
Si les candidats ont un niveau bac, ils ont accès au contrat d’apprentissage qui leur permet de suivre une formation en alternance en vue obtenir un diplôme de niveau bac+2 (BTS ou DUT) ou bac+3 (licence professionnelle).
Les candidats de 26 ans et plus
Ils peuvent postuler pour un contrat de professionnalisation. Ainsi, ils peuvent accéder à une formation professionnelle qualifiante validée par un titre, un diplôme, un CQP ou une qualification professionnelle reconnue.
Cette formation professionnelle repose sur l’alternance entre formation théorique dispensée dans un organisme de formation et formation pratique au sein de l’entreprise. L’entreprise peut aussi dispenser cette formation si elle dispose d’un centre de formation interne.
– Accueil de la clientèle
– Planification des rendez-vous
– Orientation des personnes en fonction des personnes
– Réalisation de la gestion administrative du courrier
– Saisie des documents numériques
– Classification des documents, informations et fonds documentaires relatifs à une activité
– Organisation des déplacements professionnels
– Définition des besoins en approvisionnement
– Suivi de l’état des stocks
– Préparation des commandes
Selon la taille de l’entreprise et ses activités, le travail du secrétaire bureautique et assimilés peut varier et être plus spécifique. Ainsi, en plus de ses missions principales, il peut se charger des tâches suivantes:
– Mise à jour de la documentation technique
– Suivi des conditions d’exécution d’un contrat
– Vérification des conditions d’exécution d’un contrat
– Archivage des dossiers et documents de référence
– Suivi de l’évolution des dossiers professionnels
– Construction d’un dossier professionnel
– Saisie des documents juridiques
– Réalisation du suivi administratif du personnel
– Organisation de la logistique des recrutements et des formations
– Réalisation de la gestion administrative et comptable
– Coordination de l’activité d’une équipe
– Réalisation du suivi d’activité
Pour devenir secrétaire bureautique et assimilés, il faut:
– Avoir le sens de l’organisation afin de mener à bien les différentes tâches et les gérer de manière optimale.
– Être méthodique et ordonné pour ne pas se laisser submerger par la masse de travail, notamment la paperasse administrative
– Maitriser parfaitement le français écrit pour la rédaction des courriers et comptes-rendus.
– Avoir l’esprit d’analyse notamment pour prendre des notes synthétiques lors des réunions.
– Aisance relationnelle car il est amené à être en contact permanent avec les employés et dirigeants de l’entreprise ainsi que la clientèle (particuliers ou professionnels)
– Excellent sens de la communication
– Maitrise de l’anglais et d’une troisième langue serait un atout
– Sténographie
– Outils bureautiques
– Règles d’affranchissement du courrier
– Modalités d’accueil
– Techniques de prise de notes
Il est possible de devenir secrétaire bureautique et assimilés par le biais de plusieurs formations.
Ainsi, le BEP métiers du secrétariat et le BEPA services spécialité secrétariat accueil permettent de se qualifier deux ans juste après la classe de 3ème.
Certains recruteurs privilégient les candidats qui possèdent un diplôme de niveau Bac à Bac+3, notamment:
Les postes qui ont de grandes responsabilités sont accessibles aux candidats titulaires de BTS ou DUT et pour les secteurs spécifiques comme la santé ou les milieux juridiques, une formation complémentaire peut être requise.
Liste des formations permettant d’accéder au métier de secrétariat bureautique et assimilés
Le métier de secrétaire bureautique et assimilés est recherché dans tous les secteurs, pour la gestion de l’administration notamment: PME, artisans, cabinet d’avocats, étude de notaires, grand groupe international, administration…
En se formant en alternance, le secrétaire bureautique et assimilés peut obtenir une spécialisation dans un domaine donnée (médical, juridique, technique…).
Au bout de quelques années d’expérience, il lui est possible d’accéder au poste d’assistant(e) de direction et être recruté par des entreprises de plus en plus importantes.
Liste des postes accessibles après évolution
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