Secrétaire : un métier ouvert au recrutement en alternance

Le/la secrétaire bureautique et assimilés est l’employé(e) chargé du traitement administratif de dossiers, notamment en frappant le courrier, mettant en forme les documents…. Il se charge aussi de la transmission des informations pour le compte d’un ou plusieurs services ou pour assister un responsable donné au sein de l’entreprise.

Traditionnellement occupé par les femmes, le métier de secrétaire bureautique et assimilés a évolué avec les différents outils informatiques qui facilitent sa gestion quotidienne des tâches. Mais ces évolutions exigent une actualisation des compétences, d’où le recours de plus en plus d’employeurs à la formation en alternance.

Selon l’entreprise, le secrétaire bureautique et assimilés peut avoir différentes appellations:

• Secrétaire d’administration ou d’intendance universitaire
• Secrétaire bilingue
• Secrétaire juridique
• Secrétaire généraliste
• Secrétaire administratif / administrative
• Secrétaire administratif / administrative de collectivité territoriale
• Secrétaire bureautique
• Secrétaire polyvalent / polyvalente
• Secrétaire d’administration scolaire et universitaire -SASU-
• Secrétaire
• Télésecrétaire
• Secrétaire trilingue
• Assistant administratif / Assistante administrative

Former en alternance pour recruter un(e) secrétaire bureautique

Recrutement en externe à l’entreprise

Les candidats de 26 ans et moins

Si les candidats ont un niveau inférieur au bac, ils peuvent prétendre au :

• contrat d’apprentissage : il permet aux entreprises de recruter et de former des candidats de plus de 16 ans
• bac professionnel : il permet d’accéder à plusieurs formations en alternance pour devenir secrétaire bureautique et assimilés

Si les candidats ont un niveau bac, ils ont accès au contrat d’apprentissage qui leur permet de suivre une formation en alternance en vue obtenir un diplôme de niveau bac+2 (BTS ou DUT) ou bac+3 (licence professionnelle).

Les candidats de 26 ans et plus

Ils peuvent postuler pour un contrat de professionnalisation. Ainsi, ils peuvent accéder à une formation professionnelle qualifiante validée par un titre, un diplôme, un CQP ou une qualification professionnelle reconnue.

Cette formation professionnelle repose sur l’alternance entre formation théorique dispensée dans un organisme de formation et formation pratique au sein de l’entreprise. L’entreprise peut aussi dispenser cette formation si elle dispose d’un centre de formation interne.

Le métier de secrétaire bureautique et assimilés

Les missions du secrétaire bureautique et assimilés

– Accueil de la clientèle

– Planification des rendez-vous

– Orientation des personnes en fonction des personnes

– Réalisation de la gestion administrative du courrier

– Saisie des documents numériques

– Classification des documents, informations et fonds documentaires relatifs à une activité

– Organisation des déplacements professionnels

– Définition des besoins en approvisionnement

– Suivi de l’état des stocks

– Préparation des commandes

Les tâches et attributions

Selon la taille de l’entreprise et ses activités, le travail du secrétaire bureautique et assimilés peut varier et être plus spécifique. Ainsi, en plus de ses missions principales, il peut se charger des tâches suivantes:

– Mise à jour de la documentation technique

– Suivi des conditions d’exécution d’un contrat

– Vérification des conditions d’exécution d’un contrat

– Archivage des dossiers et documents de référence

– Suivi de l’évolution des dossiers professionnels

– Construction d’un dossier professionnel

– Saisie des documents juridiques

– Réalisation du suivi administratif du personnel

– Organisation de la logistique des recrutements et des formations

– Réalisation de la gestion administrative et comptable

– Coordination de l’activité d’une équipe

– Réalisation du suivi d’activité

Le profil du secrétaire bureautique et assimilés

Les qualités à posséder pour devenir secrétaire bureautique et assimilés

Pour devenir secrétaire bureautique et assimilés, il faut:

– Avoir le sens de l’organisation afin de mener à bien les différentes tâches et les gérer de manière optimale.

– Être méthodique et ordonné pour ne pas se laisser submerger par la masse de travail, notamment la paperasse administrative

– Maitriser parfaitement le français écrit pour la rédaction des courriers et comptes-rendus.

– Avoir l’esprit d’analyse notamment pour prendre des notes synthétiques lors des réunions.

– Aisance relationnelle car il est amené à être en contact permanent avec les employés et dirigeants de l’entreprise ainsi que la clientèle (particuliers ou professionnels)

– Excellent sens de la communication

– Maitrise de l’anglais et d’une troisième langue serait un atout

Les compétences requises pour devenir secrétaire bureautique ou assimilé

Les compétences de base

– Sténographie

– Outils bureautiques

– Règles d’affranchissement du courrier

– Modalités d’accueil

– Techniques de prise de notes

Les compétences spécifiques

• Terminologie juridique
• Droit commercial
• Normes rédactionnelles
• Techniques de saisie avec dictaphone
• Droit du travail
• Logiciels comptables
• Comptabilité générale

Les diplômes et qualifications requises pour devenir secrétaire bureautique et assimilés

Il est possible de devenir secrétaire bureautique et assimilés par le biais de plusieurs formations.

Ainsi, le BEP métiers du secrétariat et le BEPA services spécialité secrétariat accueil permettent de se qualifier deux ans juste après la classe de 3ème.

Certains recruteurs privilégient les candidats qui possèdent un diplôme de niveau Bac à Bac+3, notamment:

• le bac pro gestion-administration ;
• le BTS assistant de manager et le BTS assistant de gestion PME-PMI, qui sont recommandés pour les bacheliers de la filière STMG ;
• le DUT carrières juridiques, le DUT gestion des entreprises et des administrations (GEA) et le DUT gestion administrative et commerciale (GACO)
• la licence administration et gestion des entreprises.

Les postes qui ont de grandes responsabilités sont accessibles aux candidats titulaires de BTS ou DUT et pour les secteurs spécifiques comme la santé ou les milieux juridiques, une formation complémentaire peut être requise.

Liste des formations permettant d’accéder au métier de secrétariat bureautique et assimilés

• SECRÉTARIAT ASSISTANAT FORMATION
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT JURIDIQUE
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT GESTION PME PMI
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT IMMOBILIER
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT COMMUNICATION
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT RESSOURCES HUMAINES
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT IMPORT EXPORT
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT MULTILINGUE
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT COMMERCE INTERNATIONAL
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT MARKETING
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT COMMERCIAL
• CORRESPONDANCE COMMERCIALE
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT SPÉCIALISE
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT DIRECTION
• SECRÉTARIAT ASSISTANAT
• TÉLÉSECRÉTARIAT
• QUALITÉ SECRÉTARIAT

Secrétaire bureautique et assimilés: un métier recherché dans tous les secteurs

Le métier de secrétaire bureautique et assimilés est recherché dans tous les secteurs, pour la gestion de l’administration notamment: PME, artisans, cabinet d’avocats, étude de notaires, grand groupe international, administration…

Les perspectives d’évolution de carrière du secrétaire bureautique et assimilés

En se formant en alternance, le secrétaire bureautique et assimilés peut obtenir une spécialisation dans un domaine donnée  (médical, juridique, technique…).

Au bout de quelques années d’expérience, il lui est possible d’accéder au poste d’assistant(e) de direction et être recruté par des entreprises de plus en plus importantes.

Liste des postes accessibles après évolution

• Secrétaire de groupe d’immeubles
• Secrétaire de syndic immobilier
• Formateur / Formatrice secrétariat assistanat
• Assistant(e) de direction
• Secrétaire comptable
• Assistant (e) technique et administratif
• Secrétaire/assistant médical ou médico-social