Les obligations de l’employeur lors de l’embauche d’un salarié

L’employeur qui recrute un salarié est soumis à diverses obligations aussi bien à l’égard de l’administration que du salarié. Comme dans tout contrat de travail, l’embauche en CDD ou en CDI implique pour l’employeur d’effectuer certaines formalités dont entre autres la déclaration préalable à l’embauche.

Le non respect de ces formalités par l’employeur est considéré comme travail illégal et expose à des sanctions pénales.

Obligation de déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Il s’agit d’une formalité préalable à l’embauche que l’employeur doit accomplir indépendamment de la durée et de la nature du contrat. L’employeur doit effectuer cette déclaration nominative auprès des organismes de protection sociale tels que l’Urssaf ou la MSA. La DPAE doit leur être envoyée

Les mentions portées dans la DPAE

La DPAE doit indiquer les mentions suivantes :

Concernant l’employeur

  • la dénomination sociale de l’entreprise ou l’identité de l’employeur (nom et prénoms)
  • son adresse
  • le code APE (Activité Principale Exercée)
  • le numéro SIRET (Système d’Identification du Répertoire des Etablissements)
  • le SST (service de santé au travail) dont il est rattaché si l’employeur relève du régime général de sécurité sociale

Concernant le salarié

  • nom et prénom
  • date et lieu de naissance
  • sexe
  • numéro national d’identification (NNI) attribué par la sécurité sociale

Concernant le contrat

  • la date et l’heure d’embauche
  • la mention « contrat à durée déterminée »
  • la durée du contrat
  • la durée de la période d’essai pour les CDD de plus de 6 mois et pour les CDI
  • les données utilisées par les caisses de MSA pour le calcul des cotisations dues dans le cadre d’un CDD avec un salarié agricole
  • les données nécessaires à l’affiliation des salariés agricoles aux institutions citées à l’article L.727-2 du Code Rural et de la Pêche Maritime
  • les données nécessaires pour organiser l’examen médical d’embauche tel qu’il est mentionné à l’article R.717-14 du Code Rural et de la Pêche Maritime

L’intérêt de la DPAE

A partir de la DPAE, l’employeur peut accomplir les demandes et déclarations suivantes :

Concernant l’employeur

  • son immatriculation au régime général de la sécurité sociale (selon l’article R.243-2 du Code de la Sécurité Sociale) si le salarié embauché est un salarié non agricole
  • son affiliation au régime d’assurance chômage selon l’article R.5422-5 du Code du Travail

Concernant le salarié

  • son immatriculation à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) tel qu’il est prévu à l’article R.312-4 du Code de la Sécurité Sociale
  • son immatriculation à la caisse MSA si l’embauche concerne un salarié agricole selon l’article R.722-34 du Code Rural et de la Pêche Maritime
  • son affiliation aux institutions mentionnées à l’article L.727-2 du Code Rural et de la Pêche Maritime s’il s’agit d’un salarié agricole

Autres demandes

  • la demande d’adhésion à un SST si l’embauche concerne un salarié non agricole selon l’article L.4622-7 du Code du Travail
  • la demande de visite d’information et de prévention
  • la demande d’examen médical d’aptitude à l’embauche
  • la demande d’examen médical d’embauche pour le salarié agricole suivant l’article R.717-4 du Code Rural et de la Pêche Maritime

Les organismes concernés

L’employeur adresse la DPAE à :

  • l’Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) du territoire où l’entreprise souhaitant recruter le salarié en CDD/CDI est située
  • la caisse MSA (Mutualité Sociale Agricole) du lieu de travail du salarié embauché s’il relève du régime de la protection sociale agricole

Ces organismes communiquent les renseignements mentionnés dans la DPAE à chaque service, administration, institution ou organisme concerné par les demandes ou déclarations et dans le cadre de leurs compétences respectives.

Les modalités de la DPAE

La DPAE est adressée au plus tôt huit jours avant la date d’embauche prévisible. Elle  doit être réalisée au plus tard le jour précédant le début de l’exécution du contrat par le salarié.

Par voie électronique

En principe, la DPAE s’effectue par voie électronique.  Sont concernés tous les employeurs :

  • autres que les particuliers employeurs
  • préalablement inscrits à un service d’authentification
  • qui emploient du personnel relevant du régime général de sécurité sociale ou du régime de protection sociale agricole
  • même ceux qui ont effectué 50 DPAE et plus durant l’année civile précédente

La DPAE par voie électronique est considérée comme effectuée lorsque sont fournis :

  • le numéro d’identification de l’entreprise employeur
  • le NNI du salarié (numéro national d’identification) déjà inscrit à la sécurité sociale
  • la justification d’une DPAE déjà effectuée pour le salarié au cours des 14 derniers mois
  • les éléments cités aux 3ème et 4ème de l’article R.1221-1 du Code du Travail (date et heure d’embauche, nature et durée du CDD, durée de la période d’essai pour les CDD de plus de 6 mois et les CDI)

Par formulaire papier

Les employeurs non concernés par l’utilisation de la voie électronique peuvent effectuer la DPAE au moyen du formulaire Cerfa 14738*01.  Ce formulaire tel qu’il est fixé par l’arrêté du 30 juillet 2012 est disponible auprès des Urssaf ou sur le site du Ministère de l’Emploi.

Le formulaire rempli et signé par l’employeur est adressé à l’Urssaf ou la Caisse de MSA (pour les salariés agricoles). Pour cela, il peut l’envoyer par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception.

  • Si le formulaire est envoyé par télécopie, l’employeur doit conserver l’accusé de réception émis par l’appareil ainsi que le formulaire transmis.
  • S’il est transmis par lettre recommandée avec accusé de réception, la lettre doit être envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable avant l’embauche, le cachet de la Poste faisant foi. L’employeur doit alors conserver un double de la lettre ainsi que l’avis de réception.

L’employeur conserve ces pièces concernées jusqu’à ce qu’il reçoive le document envoyé par l’organisme destinataire. Ce document accuse réception de la déclaration et mentionne les informations enregistrées. Il est envoyé par l’organisme dans les 5 jours qui suivent la réception du formulaire de déclaration. L’employeur dispose ensuite de 2 jours après la réception de cet avis de réception envoyé par l’organisme pour contester les informations qui y sont mentionnées. En cas de non contestation par l’employeur, ce document peut être utilisé pour justifier la déclaration, notamment lorsqu’il est amené à le produire dans le cadre d’un contrôle. Il doit être conservé par l’employeur jusqu’à ce que la déclaration soit effectivement accomplie tel qu’il est prévu à l’article R243-14 du Code de la Sécurité Sociale (pour les salariés non agricoles) et par l’article R741-2 du Code Rural et de la Pêche maritime (pour les salariés agricoles).

L’employeur qui n’a pas accès aux moyens de transmission sus cités n’est pas exonéré d’effectuer la DPAE. Il doit accomplir son obligation de déclaration par tout autre moyen.

Les sanctions en cas de non déclaration

En cas d’omission de déclaration, l’employeur s’expose à des sanctions pénales et administratives pour travail dissimulé ou dissimulation d’emploi salarié. Il encourt alors une amende de 1 062€ par salarié concerné.

Les droits de vérification par le salarié

Un salarié est en droit de demander s’il a fait l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche effectuée par son employeur. Pour cela, il doit s’adresser par écrit aux services ayant les compétences en termes de travail dissimulé et également à l’Urssaf. La liste de ces services figure à l’article L.8271-7 du Code du travail.

Cette demande doit mentionner les informations sur le salarié et son embauche suivant les précisions de l’article D. 8223-1 du Code du travail :

  • L’identité du salarié demandeur : nom et prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse
  • Son NNI (numéro national d’identification) si le salarié est déjà immatriculé à la sécurité sociale
  • La réponse intervient dans les 30 jours qui suivent sa demande et contient les informations mentionnées à l’article D. 8223-1 du Code du travail.
  • La date d’embauche et la période de travail concernée par la demande.

La réponse de la demande de vérification du salarié lui est adressée dans un délai de 30 jours suivant sa demande. Elle comporte les informations précisées à l’article D8223-2 du Code du travail :

  • L’existence (ou non) d’une DPAE à son propos suivant les informations qu’il a fourni (date ‘embauche et période concernée par la demande)
  • La date et l’heure prévues pour l’embauche si une déclaration a été faite le concernant
  • L’identité de l’employeur ayant effectué cette déclaration (dénomination sociale de l’entreprise ou nom et prénom de l’employeur, adresse, numéro SIRET)

Autres formalités obligatoires lors de l’embauche d’un salarié

L’autorisation de travail

La validité de l’autorisation de travail doit être en cours. Quelle que soit la situation, elle est exigée pour les candidats étrangers qui souhaitent exercer une profession dans un métier présentant des difficultés de recrutement. Ces métiers sont précisés dans la liste figurant à l’arrêté du 18 janvier 2008 inscrit dans le JO le 20 janvier. L’autorisation de travail valide est requise pour :

  • un étranger non ressortissant d’un État membre de l’Union européenne
  • un étranger non ressortissant d’un État membre de l’Espace économique européen ou de la Confédération suisse

A l’opposé, les ressortissants suisses et les ressortissants des pays membres de l’Union européenne, l’Islande, la Norvège et le Liechtenstein (les États membres de l’Espace économique européen) peuvent chercher et occuper librement un emploi en France en application des dispositions de l’article 48 du Traité sur l’Union européenne.

Ainsi, il ne leur est demandé ni titre de séjour ni autorisation de travail. Toutefois, ils doivent être en mesure de présenter un document (carte nationale d’identité, passeport) dont la validité est en cours. Ce document est utilisé pour justifier leur qualité de citoyen de l’Union européenne, de l’Espace économique européen ou de la Confédération helvétique.

L’inscription sur le registre unique du personnel

Tout employeur sauf le particulier employeur doit détenir un registre unique du personnel. Les salariés embauchés en CDD ou CDI doivent être inscrits dans ce registre indépendamment de  la taille de l’entreprise et la durée du contrat.

Le registre unique du personnel peut être tenu sur un support numérique. Il comporte, de manière indélébile les embauches présentées par ordre chronologique. Ainsi, l’employeur y inscrit les informations suivantes sur chaque salarié embauché :

  • La mention « Contrat à Durée Déterminée »
  • L’identité du salarié : nom et prénom, date de naissance, sexe, nationalité
  • Les qualifications et emplois, date d’entrée dans l’entreprise et la date de sortie
  • le type et le numéro d’ordre du titre l’autorisant à travailler s’il s’agit de travailleurs étrangers
  • si le recrutement concerne un salarié recruté avec des contrats successifs (en extra ou en CDD d‘usage), les dates d’entrée et de sortie pour chaque vacation (ou contrat) doivent être mentionnées sur une nouvelle ligne du registre.

Les informations figurant sur le registre doivent être conservées par l’employeur pendant un délai de 5 ans à partir de la date de départ du salarié de l’entreprise.

L’employeur qui ne détient pas un registre unique du personnel ou qui ne procède pas à sa mise à jour ou qui omet certaines mentions obligatoires encourt une amende de 3 750€ pour chaque salarié concerné.

La DMMO : déclaration des mouvements de main d’œuvre

Cette déclaration concerne les entreprises de plus de 50 salariés qui embauchent des salariés en CDD pour une durée de plus de 1 mois. Il s’agit d’un relevé mensuel comportant les contrats de travail conclus ou rompus durant le mois précédent.

La DMMO doit être adressée tous les mois à la DARES (Direction de l’Animation de la Recherche, des Etudes et des Statistiques) au cours des huit premiers jours. Elle comprend les informations suivantes :

  • les nom et adresse de l’employeur
  • l’activité de l’entreprise
  • l’identité des salariés embauchés ou ayant quitté l’entreprise : nom et prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, qualification et emploi
  • la date de début des contrats ou de leur rupture. Si la rupture fait suite à un licenciement économique, son motif doit être précisé.

Depuis le début de l’année 2017, la DMMO s’effectue au moyen de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) suivant la généralisation à toutes les entreprises qui relèvent du régime général.

La DSN vise à remplacer l’ensemble des déclarations événementielles ou périodiques ainsi que différentes formalités administratives adressées jusqu’alors à plusieurs acteurs (Urssaf, CPAM, Pôle Emploi, Caisse des Régimes Sociaux, Centre des Impôts…) par les employeurs. Ainsi, les données provenant de la paie sont transmises tous les mois et de manière dématérialisée à partir de cet unique document. La DSN consiste aussi à signaler des événements tels que la rupture du contrat ou la reprise du travail.

Les documents à remettre au salarié

L’employeur est tenu de remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’avis de réception fourni par l’organisme concerné par la déclaration (la MSA ou l’Urssaf). Pour satisfaire cette obligation, le salarié doit disposer d’un contrat de travail écrit qui mentionne l’organisme concerné (l’Urssaf ou la MSA).

L’employeur contrevenant cette disposition encourt une amende prévue pour les sanctions de 4ème classe.

Les obligations d’information et de prévention de l’employeur

La visite d’information et de prévention

L’employeur doit organiser une visite d’information et de formation (VIP) au bénéfice du salarié. Elle est réalisée par le médecin du travail ou sous sa supervision, par un de ses collaborateurs médecins, un infirmier ou un interne en médecine du travail.
En général, le salarié doit passer cette visite dans les 3 mois qui suivent le début de l’exécution du travail, sauf s’il en est dispensé.

Cependant, si le salarié concerné est un travailleur de nuit ou un travailleur âgé de 18 ans au plus, il doit effectuer la VIP avant qu’il ne soit affecté à son poste.

Le suivi individuel renforcé

Certains salariés peuvent bénéficier d’un suivi individuel renforcé (SIR) lorsqu’ils sont affectés à un poste qui présente des risques pour leur sécurité ou leur santé, celles de leurs collègues ou celles des tiers en relation avec l’environnement de travail précisé à l’article R4624-23 du Code du Travail. Le SIR consiste en un examen médical d’aptitude qui remplace la visite d’information et de prévention. Il doit être effectué par le médecin du travail avant sa prise de fonction.

Cas de dispense

Le salarié peut être dispensé de la visite d’information et de prévention (VIP) ou de l’examen médical d’aptitude dans les cas suivants :

  • le salarié a bénéficié d’une VIP au cours des 5 dernières années avant son embauche. Toutefois, il doit satisfaire les conditions précisées à l’article R.4624-15 du Code du Travail. Pour cela, il doit avoir déjà occupé un poste similaire et qui présente les mêmes risques d’exposition. Le médecin de travail détient la dernière attestation de suivi. De plus, le salarié concerné ne doit pas avoir fait l’objet d’un avis d’inaptitude au cours des 5 années précédant l’embauche.
  • Ce délai de 5 ans est ramené à 3 ans pour les salariés travaillant habituellement la nuit, salariés titulaires d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé et les salariés titulaires d’une pension d’invalidité
  • Le salarié a fait l’objet d’un SIR (suivi individuel renforcé). Toutefois, il doit avoir effectué une visite médicale d’aptitude au cours des 2 dernières années avant son embauche. Il doit également satisfaire aux conditions précisées à l’article R4624-27 du Code du Travail.
  • Le salarié embauché doit être informé et bénéficier d’une formation sur la sécurité. Cela consiste à l’informer sur les dispositions à prendre pour assurer sa sécurité et celle des autres. L’exposition du salarié à des travaux dangereux doit être renforcée par sa formation de manière à ce que l’information donnée soit compréhensible par tous.

L’entretien professionnel

Le salarié embauché doit être informé de l’entretien professionnel dont il bénéficie. Cet entretien avec son employeur est consacré aux perspectives d’évolution de sa carrière, précisément en termes d’emploi et de qualifications.

Les informations internes à l’entreprise

L’employeur doit communiquer au salarié par voie d’affichage ou par tout autre moyen les informations suivantes :

obligatoirement par voie d’affichage

  • Les horaires de travail
  • Les coordonnées de l’inspecteur de travail compétent : son nom, son adresse et son numéro de téléphone
  • les coordonnées du médecin du travail, des services de secours d’urgence et du service de santé compétent
  • les consignes en cas d’incendie

par tout autre moyen

  • les conventions et accords applicables dans l’entreprise, le lieu où les salariés peuvent les consulter ainsi que les modalités qui leur permettent de les consulter pendant leurs heures de travail
  • le règlement intérieur
  • les textes de loi qui concernent l’égalité des rémunérations entre les femmes et les hommes
  • les coordonnées du service d’accueil téléphonique répondant aux demandes de conseil et d’information sur les discriminations ainsi que sur les conditions de saisine du Défenseur des droits. Ce service est disponible au 08 1000 5000.

La lutte contre le harcèlement et les discriminations

le harcèlement moral

Les salariés, les bénéficiaires d’une formation ou les stagiaires (tous individus précisés à l’article L. 1152-2 du code du travail) doivent être informés de la définition et des sanctions pénales relatives au harcèlement moral tel qu’il est précisé à l’article 222-33-2 du code pénal

le harcèlement sexuel

Les personnes citées à l’article L. 1153-2 du code du travail doivent être informées de la définition et des sanctions pénales relatives au harcèlement sexuel tel qu’il est précisé à l’article 222-33 du code pénal. Elles doivent être en mesure d’accéder à ces informations aux lieux de travail, dans les locaux de l’entreprise et également à la porte des locaux où se passe l’embauche.

les discriminations prohibées

Les personnes citées à l’article L. 1132-1 du code du travail doivent être informées de la définition et des sanctions pénales relatives aux discriminations prohibées tel qu’il est précisé aux articles 225-1 à 225-4 du code pénal.

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