Tout savoir sur le
recrutement !
L’employeur qui recrute un salarié est soumis à diverses obligations aussi bien à l’égard de l’administration que du salarié. Comme dans tout contrat de travail, l’embauche en CDD ou en CDI implique pour l’employeur d’effectuer certaines formalités dont entre autres la déclaration préalable à l’embauche.
Le non respect de ces formalités par l’employeur est considéré comme travail illégal et expose à des sanctions pénales.
Il s’agit d’une formalité préalable à l’embauche que l’employeur doit accomplir indépendamment de la durée et de la nature du contrat. L’employeur doit effectuer cette déclaration nominative auprès des organismes de protection sociale tels que l’Urssaf ou la MSA. La DPAE doit leur être envoyée
La DPAE doit indiquer les mentions suivantes :
A partir de la DPAE, l’employeur peut accomplir les demandes et déclarations suivantes :
L’employeur adresse la DPAE à :
Ces organismes communiquent les renseignements mentionnés dans la DPAE à chaque service, administration, institution ou organisme concerné par les demandes ou déclarations et dans le cadre de leurs compétences respectives.
La DPAE est adressée au plus tôt huit jours avant la date d’embauche prévisible. Elle doit être réalisée au plus tard le jour précédant le début de l’exécution du contrat par le salarié.
En principe, la DPAE s’effectue par voie électronique. Sont concernés tous les employeurs :
La DPAE par voie électronique est considérée comme effectuée lorsque sont fournis :
Les employeurs non concernés par l’utilisation de la voie électronique peuvent effectuer la DPAE au moyen du formulaire Cerfa 14738*01. Ce formulaire tel qu’il est fixé par l’arrêté du 30 juillet 2012 est disponible auprès des Urssaf ou sur le site du Ministère de l’Emploi.
Le formulaire rempli et signé par l’employeur est adressé à l’Urssaf ou la Caisse de MSA (pour les salariés agricoles). Pour cela, il peut l’envoyer par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception.
L’employeur conserve ces pièces concernées jusqu’à ce qu’il reçoive le document envoyé par l’organisme destinataire. Ce document accuse réception de la déclaration et mentionne les informations enregistrées. Il est envoyé par l’organisme dans les 5 jours qui suivent la réception du formulaire de déclaration. L’employeur dispose ensuite de 2 jours après la réception de cet avis de réception envoyé par l’organisme pour contester les informations qui y sont mentionnées. En cas de non contestation par l’employeur, ce document peut être utilisé pour justifier la déclaration, notamment lorsqu’il est amené à le produire dans le cadre d’un contrôle. Il doit être conservé par l’employeur jusqu’à ce que la déclaration soit effectivement accomplie tel qu’il est prévu à l’article R243-14 du Code de la Sécurité Sociale (pour les salariés non agricoles) et par l’article R741-2 du Code Rural et de la Pêche maritime (pour les salariés agricoles).
L’employeur qui n’a pas accès aux moyens de transmission sus cités n’est pas exonéré d’effectuer la DPAE. Il doit accomplir son obligation de déclaration par tout autre moyen.
En cas d’omission de déclaration, l’employeur s’expose à des sanctions pénales et administratives pour travail dissimulé ou dissimulation d’emploi salarié. Il encourt alors une amende de 1 062€ par salarié concerné.
Un salarié est en droit de demander s’il a fait l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche effectuée par son employeur. Pour cela, il doit s’adresser par écrit aux services ayant les compétences en termes de travail dissimulé et également à l’Urssaf. La liste de ces services figure à l’article L.8271-7 du Code du travail.
Cette demande doit mentionner les informations sur le salarié et son embauche suivant les précisions de l’article D. 8223-1 du Code du travail :
La réponse de la demande de vérification du salarié lui est adressée dans un délai de 30 jours suivant sa demande. Elle comporte les informations précisées à l’article D8223-2 du Code du travail :
La validité de l’autorisation de travail doit être en cours. Quelle que soit la situation, elle est exigée pour les candidats étrangers qui souhaitent exercer une profession dans un métier présentant des difficultés de recrutement. Ces métiers sont précisés dans la liste figurant à l’arrêté du 18 janvier 2008 inscrit dans le JO le 20 janvier. L’autorisation de travail valide est requise pour :
A l’opposé, les ressortissants suisses et les ressortissants des pays membres de l’Union européenne, l’Islande, la Norvège et le Liechtenstein (les États membres de l’Espace économique européen) peuvent chercher et occuper librement un emploi en France en application des dispositions de l’article 48 du Traité sur l’Union européenne.
Ainsi, il ne leur est demandé ni titre de séjour ni autorisation de travail. Toutefois, ils doivent être en mesure de présenter un document (carte nationale d’identité, passeport) dont la validité est en cours. Ce document est utilisé pour justifier leur qualité de citoyen de l’Union européenne, de l’Espace économique européen ou de la Confédération helvétique.
Tout employeur sauf le particulier employeur doit détenir un registre unique du personnel. Les salariés embauchés en CDD ou CDI doivent être inscrits dans ce registre indépendamment de la taille de l’entreprise et la durée du contrat.
Le registre unique du personnel peut être tenu sur un support numérique. Il comporte, de manière indélébile les embauches présentées par ordre chronologique. Ainsi, l’employeur y inscrit les informations suivantes sur chaque salarié embauché :
Les informations figurant sur le registre doivent être conservées par l’employeur pendant un délai de 5 ans à partir de la date de départ du salarié de l’entreprise.
L’employeur qui ne détient pas un registre unique du personnel ou qui ne procède pas à sa mise à jour ou qui omet certaines mentions obligatoires encourt une amende de 3 750€ pour chaque salarié concerné.
Cette déclaration concerne les entreprises de plus de 50 salariés qui embauchent des salariés en CDD pour une durée de plus de 1 mois. Il s’agit d’un relevé mensuel comportant les contrats de travail conclus ou rompus durant le mois précédent.
La DMMO doit être adressée tous les mois à la DARES (Direction de l’Animation de la Recherche, des Etudes et des Statistiques) au cours des huit premiers jours. Elle comprend les informations suivantes :
Depuis le début de l’année 2017, la DMMO s’effectue au moyen de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) suivant la généralisation à toutes les entreprises qui relèvent du régime général.
La DSN vise à remplacer l’ensemble des déclarations événementielles ou périodiques ainsi que différentes formalités administratives adressées jusqu’alors à plusieurs acteurs (Urssaf, CPAM, Pôle Emploi, Caisse des Régimes Sociaux, Centre des Impôts…) par les employeurs. Ainsi, les données provenant de la paie sont transmises tous les mois et de manière dématérialisée à partir de cet unique document. La DSN consiste aussi à signaler des événements tels que la rupture du contrat ou la reprise du travail.
L’employeur est tenu de remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’avis de réception fourni par l’organisme concerné par la déclaration (la MSA ou l’Urssaf). Pour satisfaire cette obligation, le salarié doit disposer d’un contrat de travail écrit qui mentionne l’organisme concerné (l’Urssaf ou la MSA).
L’employeur contrevenant cette disposition encourt une amende prévue pour les sanctions de 4ème classe.
L’employeur doit organiser une visite d’information et de formation (VIP) au bénéfice du salarié. Elle est réalisée par le médecin du travail ou sous sa supervision, par un de ses collaborateurs médecins, un infirmier ou un interne en médecine du travail.
En général, le salarié doit passer cette visite dans les 3 mois qui suivent le début de l’exécution du travail, sauf s’il en est dispensé.
Cependant, si le salarié concerné est un travailleur de nuit ou un travailleur âgé de 18 ans au plus, il doit effectuer la VIP avant qu’il ne soit affecté à son poste.
Certains salariés peuvent bénéficier d’un suivi individuel renforcé (SIR) lorsqu’ils sont affectés à un poste qui présente des risques pour leur sécurité ou leur santé, celles de leurs collègues ou celles des tiers en relation avec l’environnement de travail précisé à l’article R4624-23 du Code du Travail. Le SIR consiste en un examen médical d’aptitude qui remplace la visite d’information et de prévention. Il doit être effectué par le médecin du travail avant sa prise de fonction.
Le salarié peut être dispensé de la visite d’information et de prévention (VIP) ou de l’examen médical d’aptitude dans les cas suivants :
Le salarié embauché doit être informé de l’entretien professionnel dont il bénéficie. Cet entretien avec son employeur est consacré aux perspectives d’évolution de sa carrière, précisément en termes d’emploi et de qualifications.
L’employeur doit communiquer au salarié par voie d’affichage ou par tout autre moyen les informations suivantes :
Les salariés, les bénéficiaires d’une formation ou les stagiaires (tous individus précisés à l’article L. 1152-2 du code du travail) doivent être informés de la définition et des sanctions pénales relatives au harcèlement moral tel qu’il est précisé à l’article 222-33-2 du code pénal
Les personnes citées à l’article L. 1153-2 du code du travail doivent être informées de la définition et des sanctions pénales relatives au harcèlement sexuel tel qu’il est précisé à l’article 222-33 du code pénal. Elles doivent être en mesure d’accéder à ces informations aux lieux de travail, dans les locaux de l’entreprise et également à la porte des locaux où se passe l’embauche.
Les personnes citées à l’article L. 1132-1 du code du travail doivent être informées de la définition et des sanctions pénales relatives aux discriminations prohibées tel qu’il est précisé aux articles 225-1 à 225-4 du code pénal.
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